Na een klantgesprek zat ik vroeger nog een half uur met mijn notities. Overtypen, ordenen, uitzoeken wat we nu eigenlijk afgesproken hadden en wie wat ging doen. Dat doe ik niet meer. De opname gaat in AI, en er komt een plan uit met de afspraken en de deadlines erbij.
Notulen maken met AI lukt dus. Het verslag staat er in een paar minuten, en het is vaak beter dan wat ik er zelf van maakte. Alleen is een verslag nog geen opvolging, en daar loopt het mis, met of zonder AI.
Kan je notulen maken met AI?
Ja, en het is een van de taken waar AI het snelst iets oplevert. Je hebt twee routes. Een AI-notulist luistert mee tijdens de vergadering, in je vergadertool of als aparte app, en maakt na afloop een verslag. Of je neemt het gesprek op en laat ChatGPT, Claude of een andere assistent van het transcript een verslag maken met de beslissingen en actiepunten.
In de Work Trend Index van Microsoft zegt 80 procent van de ondervraagden dat ze AI hun vergaderingen en actiepunten zouden laten samenvatten.
Het werkt omdat de taak elke week terugkomt en je meteen ziet of het klopt: je was er zelf bij. Op zulke taken bespaart AI echt tijd, zoals ik uitrekende in hoeveel tijd AI echt bespaart.
Waarom lost een AI-verslag je opvolging niet op?
Omdat het verslag nooit het probleem was. In datzelfde onderzoek van Microsoft zegt 56 procent dat het moeilijk is om samen te vatten wat er in een vergadering gebeurd is. Dat stuk lost AI op. Maar 55 procent zegt ook dat de volgende stappen aan het einde van een vergadering onduidelijk zijn.
Een AI-notulist schrijft op wat er gezegd is. Werd er niets beslist, dan staat dat er netjes en in mooie zinnen. Bleef in het midden wie de offerte zou opvolgen, dan blijft dat in het verslag ook in het midden. AI maakt van een vage vergadering een vaag verslag, alleen sneller.
Ik heb ooit drie uur vergaderd over een beslissing die ik in tien minuten alleen had genomen. Een AI-notulist had er een prachtig verslag van gemaakt, van drie uur zonder eigenaar.
Wat moet er in een verslag dat wél iets doet?
Een verslag dat werkt, heeft per afspraak drie dingen: wie, tegen wanneer, en waar het terechtkomt. Al de rest is achtergrond.
| Een gewoon AI-verslag | Een verslag dat opvolging doet | |
|---|---|---|
| Wat erin staat | Samenvatting van wat er gezegd is | De beslissingen, los van de discussie |
| Actiepunten | "Offerte opvolgen" | "Sarah stuurt de offerte vrijdag" |
| Wie | Vaak niemand, of "we" | Eén naam per actie |
| Waar het terechtkomt | In een mailbox of een map | In de takenlijst of het project, waar het werk al staat |
| Wat er gebeurt als niemand kijkt | Niets | De taak staat er, met een datum |
De laatste rij is de belangrijkste. Een verslag in een mapje leest niemand nog. Een actiepunt met een datum in de takenlijst van je medewerker wordt gedaan, of komt terug als te laat.
Hoe ga je van verslag naar opvolging?
Je laat AI het structureerwerk doen, en jij beslist wat er gebeurt.
- Beslis in de vergadering zelf. Sluit elke vergadering af met drie vragen: wat is er beslist, wie doet wat, en tegen wanneer? Zonder die antwoorden kan geen enkele notulist ze opschrijven.
- Geef AI een vaste opbouw. Vraag om de beslissingen, de actiepunten met een naam en een datum, en de open vragen. Gebruik elke keer dezelfde opbouw, zodat je team weet waar het moet kijken.
- Zet de actiepunten waar het werk al staat: in je projectbeheer, je takenlijst of je klantdossier. Een verslag dat je apart moet gaan zoeken, bestaat voor je team niet.
- Kijk het na voor je het deelt. Namen, bedragen en datums zijn de plekken waar een AI-verslag fout durft te zitten.
Een klant zei het in één zin: "Ik ga de meeting in, ik leid die meeting en ik ga daar uit. Punt." Daarna wil ze er niet meer mee bezig zijn, en dat lukt pas als stap 2 en 3 vastliggen. Bij Manon Atlass kwam het bijhouden van de meetings altijd bij haar terecht. Dat is niet meer zo, en ze ging met een gerust hart op zwangerschapsverlof.
Voor een KMO in Vlaanderen of een MKB-bedrijf in Nederland is dit vaak de eerste plek waar AI echt een deel van het werk draagt. Het past in mijn aanpak, die ik de AOS-aanpak noem: eerst je bedrijf, dan je systeem, dan pas AI. Je bepaalt eerst waar een afspraak hoort, en pas daarna laat je AI hem daar zetten.
Wanneer zet je beter geen AI-notulist aan?
Bij drie soorten gesprekken, en bij één soort vergadering.
Als niet iedereen weet dat er opgenomen wordt. Een opname met een stem en een naam erin is een persoonsgegeven. Vraag aan het begin aan iedereen of het goed is, ook aan de klant aan de andere kant van het scherm. Een notulist die stilletjes meeluistert, kost je meer vertrouwen dan hij je tijd bespaart.
Als het gesprek gevoelig is. Denk aan een functioneringsgesprek, iets over iemands gezondheid of een conflict in je team. Dat wil je niet in de cloud van een tool die je niet kent. Weet je niet waar je gegevens terechtkomen, lees dan eerst wat er met je bedrijfsgegevens in ChatGPT gebeurt.
Als je het verslag niet zelf kunt nakijken. Zat je er niet bij en kan je niet inschatten of het klopt, dan stuur je misschien een fout door met jouw naam eronder.
En dan de vergadering die er niet had moeten zijn. In hetzelfde onderzoek van Microsoft denkt maar 35 procent van de mensen dat ze gemist zouden worden in de meeste van hun vergaderingen. In een recentere editie bleek 57 procent van de vergaderingen een ad-hocgesprek zonder uitnodiging in de agenda. Een AI-notulist maakt zo'n vergadering goedkoper, en dus makkelijker om te houden.
Bij een klant belde het team elke dag een uur om elkaar bij te praten. Dat voelde als goed teamwerk. Maar nergens stond waar de informatie hoorde, dus werd de vergadering het systeem. Die call sneller uitschrijven verandert daar niets aan. Wat dat team nodig had, was een plek waar de kennis van het bedrijf staat.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je notulen met AI?
Laat een AI-notulist meeluisteren tijdens de vergadering, of neem het gesprek op en geef het transcript aan een assistent als ChatGPT of Claude. Vraag om een vaste opbouw: beslissingen, actiepunten met een naam en een datum, en open vragen.
Mag ik een vergadering opnemen voor AI-notulen?
Alleen als iedereen het weet en ermee instemt. Een opname is een persoonsgegeven, dus vraag het aan het begin aan alle deelnemers, ook aan externen. Bij gevoelige gesprekken neem je beter niet op.
Is een AI-verslag betrouwbaar?
Meestal goed voor de grote lijnen, minder voor namen, bedragen en datums. Kijk die altijd na voor je het verslag deelt. En een AI-verslag kan niets opschrijven wat er niet beslist is.
Welke AI-tool gebruik je best om te notuleren?
De tool doet er minder toe dan wat er met het verslag gebeurt. De meeste vergadertools hebben er intussen een ingebouwd. Kies de tool die je actiepunten kan doorzetten naar de plek waar je team al werkt, en die je gegevens in Europa bewaart.
